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>Gestión y Tecnología ¿bien avenidos? 2 (de 2)

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Teníamos pues la pregunta ¿Sabemos pedir los recursos tecnológicos? Parece que la respuesta obvia es SI, pedir es fácil. Sin embargo no desdeñemos las dificultades de COMUNICACIÓN que tan bien ilustra esta imagen:
Antes de seguir con mi argumentación quiero centrar el contexto con el fin de dejar claro que, salvo que se sea especialista en tecnología o se tenga mucho conocimiento, todo el mundo está sujeto a padecer la “frustración tecnológica”.

Si usted es el gerente ó propietario de una pequeña empresa, es posible que los temas financieros los resuelva usted mismo con su/s banco/s y que tenga una asesoría laboral que le gestiona las nóminas y los asuntos de personal. Como ve está recurriendo a especialistas que, en este caso, están fuera de su empresa. Así, si necesita un listado con los costes de personal o una relación de sus préstamos tendrá que recurrir a sus proveedores externos (o a las web de éstos, que es lo mismo). Es probable que usted si tenga unos ordenadores en sus establecimientos en donde lleve una contabilidad, una facturación a clientes y una mínima gestión comercial. Y probablemente,a menos que esa gestión comercial la lleve en herramientas ofimáticas estándar (EXCEL, WORD, ACCESS o similares), tenga algún paquete comercial con un contrato de puro mantenimiento para nuevas versiones y corrección de errores. Y muy posiblemente su proveedor de hardware será quien le venda los equipos y le haga las instalaciones para lo cual también tendrá un contrato de mantenimiento.

Si usted es directivo no tecnológico en una gran empresa será usted responsable de algún área operativa o de apoyo y en su empresa habrá un departamento de tecnología (informática, proceso de datos o como quiera que se llame) que será quien provea los equipos, programas y servicios de instalación y soporte al resto de la organización.

Tanto en un entorno como en otro usted tiene que resolver su día a día y para ello necesita recursos tecnológicos. Seguramente usted tiene muy claro lo que necesita (un columpio en un árbol) porque usted conoce su área de negocio, lo que debe hacerse y cuando y como. Da igual que usted disponga de un cualificado departamento tecnológico en su empresa, si lo que quiere es nuevo se va a enfrentar con un problema similar al del pequeño empresario que tiene que salir a la calle a buscar su solución: encontrar quien le entienda. Si lo que quieren es algo que han visto en otro sitio la cosa se simplifica… un poco, pero si es realmente novedoso ármese de paciencia y prepárese para una árdua tarea. En cualquier caso tenga en cuenta que las palabras DINERO ó PERSONA tiene “casi” (los SWAPs y CLIPs demuestran que los bancos como asesores financieros pueden no ser la mejor opción) el mismo significado para cualquiera pero sin embargo si usted pide “mecanizar la gestión logística” seguramente obtendrá tantas posibles descripciones como personas con las que hable. Por lo tanto asuma que para pedir recursos tecnológicos va a necesitar un INTERPRETE y, por lo tanto, hablar con mucha claridad. El “intérprete” será en algunos casos el departamento tecnológico de la propia empresa o un consultor tecnológico al que encargaremos la solución que buscamos. Para asegurar el resultado de esta “conversación a tres” una receta sencilla:
  • NO SUPONGA NADA, EXPLICÍTELO TODO: Incluso si la solución que busca ya existe piense que puede no ser aplicable a su caso con facilidad, así que describa exactamente lo que quiere, que partes de eso que está viendo son irrenunciables. Si está describiendo algo nuevo separe claramente lo imprescindible de lo accesorio. No suponga que su interlocutor (incluso si es de la propia empresa) sabe lo que usted quiere, el único que realmente sabe lo que quiere es usted mismo. El esfuerzo de describir de manera minuciosa la solución que busca le ayudará a centrarla en su cabeza. Tenga en cuenta que el proveedor tecnológico puede conocer el sector de su solución pero no las especifidades de su empresa.
  • NO TRATE DE RESOLVERLO USTED: Usted no es especialista en tecnología, no diga “quiero este programa” o “quiero este equipo”. Si luego no funciona como usted quería no podrá reclamar. Haga su descripción FUNCIONAL lo más detallada posible (más adelante habrá otro post sobre este tema) y con las prioridades como se mencionan en el párrafo anterior.
  • NO SE AUTOLIMITE EN SUS REQUERIMIENTOS: En estos momentos la tecnología permite “casi cualquier cosa” que se le ocurra, serán los costes económicos y de tiempo los que le pondrán las limitaciones. Si no quiere perder tiempo puede poner un límite inicial al presupuesto y al tiempo de implantación de la solución, pero deje que le propongan las posibles soluciones, no renuncie de antemano a ninguna funcionalidad pensando que será cara o lenta, la tecnología avanza a pasos agigantados.
  • NO DECIDA SOLO POR EL PRECIO: Asegúrese de que la solución que finalmente va a implantar cubre un porcentaje significativo (al menos el 90%) de sus requisitos imprescindibles y asegúrese que aquello a lo que está renunciando no era, después de todo, imprescindible. Asegúrese de que el menor precio no sea “pan para hoy y hambre para mañana”, de que la tecnología a usar no sea obsoleta, de que la solución sea ampliable, de que el coste de mantenimiento es razonable.
  • NO TEMA PARECER DESCONFIADO: Una vez cerradas las especificaciones que se las pongan por escrito, con costes y plazos cerrados y no se limite a echar un ojo, revise con cuidado la descripción funcional, compruebe que lo que le ofrecen, aunque escrito de otra manera, es lo que usted espera. No se conforme con una descripción genérica y busque reflejados sus requerimientos.
  • NO TEMA PARECER IGNORANTE: Usted sabe de su negocio y además es el cliente, no tanga complejo por preguntar, pida que le expliquen aquello de lo que tenga dudas. El “intérprete” cobra por traducir de usted al especialista y viceversa, no renuncie a un mejor resultado por miedo a no estar “en la onda”. 
  • NO SE QUEDE ESPERANDO EL PAQUETE CON EL LAZO: Una vez tomada la decisión no delegue el seguimiento al 100% en su “intérprete”, tanto si es  un departamento interno o un consultor externo planifique reuniones periódicas de seguimiento donde le vayan contando como van las funciones solicitadas, como serán las cosas, como se verán si es el caso, que equipos se van a usar, asistir a las primeras pruebas. Es decir, actúe como actúa en cualquier otro proyecto de su empresa ¿o no?.
  • NO SE CONFORME CON MIRAR: Tiene la oportunidad de aprender, no la desaproveche, no caiga en el miedo a preguntar ni en el desdén a saber (“eso es cosa de los técnicos”), las nuevas tecnologías nos inundan y hay unas nociones básicas que debemos conocer igual que sabemos lo que es el mercado de futuros, una opción sobre acciones, un contrato a tiempo parcial o un EPI. Aproveche cualquier oportunidad, sobre todo las que paga.
Como verá la receta incluye conceptos básicos en la puesta en marcha de cualquier proyecto en una empresa u organización. La diferencia es que aquí hay que “amarrar” los temas con más rigor porque el común de los mortales no dominamos el idioma de nuestro proveedor (empresa tecnológica) y, tanto si tenemos intérprete como si tratamos de entendernos con él directamente, las presunciones y suposiciones nos pueden salir caras, observe las viñetas 3 y 4 del columpio… 
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>Gestión y Tecnología ¿bien avenidos? 1 (de 2)

>¿Ha tenido alguna vez la sensación de que “su informático” no le entiende? ¿Ha pensado que “esto de las tecnologías no es para mi”? ¿Ha envidiado a ese amigo que parece “entenderlo todo” y encima consigue que se lo subvencionen? Seguramente, salvo que usted sea un empresario o alto directivo del sector de las tecnologías, la respuesta será “si” a más de una de las tres preguntas.


Pero ¿es usted el problema? ¿es que haber nacido antes de 1970 nos inhabilita para obtener verdadero rendimiento de las tecnologías? ¿Es que de verdad los estudios de “informática” solo los hacen marcianos? No, nada de eso, ni lo uno ni lo otro. Las tecnologías están al alcance de todos, son utilizables por todo el mundo, su uso es un derecho y, desde un punto de vista empresarial, una obligación. Pero no nos engañemos, esto, como todo, necesita un conocimiento y un aprendizaje.

No caiga en la depresión porque su sobrino de cinco años le de lecciones de como jugar en Internet o sus hijos adolescentes parezcan hacer milagros con toda suerte de gadgets tecnológicos pseudo-milagrosos (y bonitos, también hay que admitirlo). Por el momento no hacen más que jugar, y usted tiene la obligación de ser eficaz (no cometer errores) y eficiente (obtener el mejor resultado de sus recursos). La pregunta que tenemos que hacernos NO ES “¿Pueden las tecnologías ayudarme a ser más eficaz y más eficiente?”, esta pregunta ya fue contestada hace años y le respuesta fue SI, sin duda, por lo tanto demos un paso adelante y hagamos la verdadera pregunta del millón”: “¿CÓMO pueden las tecnologías ayudarme a mejorar la eficacia y, además, la eficiencia de mi negocio?”

Hagamos un paréntesis y volvamos luego a la pregunta de marras, por si acaso fuese una “pregunta trampa”. En este paréntesis veremos lo que los muchos empresarios y directivos que gestionan empresas SI SABEN.

Saben que la empresa funciona como un conjunto de PROCESOS interdependientes entre si y cuyas entradas y salidas están relacionadas. Lógicamente para que los procesos se lleven a cabo debe disponerse de unos RECURSOS que los soporten, tanto materiales, como inmateriales y humanos. Para la adecuada gestión de los mencionados recursos los procesos deben funcionar eficaz y eficientemente para lo cual deben asignárseles unos INDICADORES que nos permitan medir dichos aspectos. Por último, en la empresa debe haber siempre alguien RESPONSABLE de las cosas con el fin de que se puedan tomar las decisiones adecuadas en cada momento de manera ágil y acertada.

Este párrafo resume de manera muy sucinta lo que pasa en una empresa pero por ser una simplificación enorme la realidad es que las refleja a casi todas. Ahora bien, ¿donde entran aquí las nuevas tecnologías? La respuesta que se nos viene a la cabeza es: “en todas partes”. Cierto, pero… el dinero también entra en todas partes y parece que al financiero le entiende todo el mundo perfectamente (preferirían hacer como que no, pero no suele dar resultado). También las personas entran en todos los aspectos de una empresa pero igualmente el responsable de RRHH no parece tener tantos problemas de interlocución. ¿Por qué es tan difícil entenderse con el encargado de proveer los recursos tecnológicos y apenas tenemos problemas para pedir dinero o colaboradores?

Visualicemos que somos el director general y necesitamos dinero para un determinado proyecto o compra o cualquier otro fin. El mensaje que transmitiremos a nuestro responsable de tesorería o finanzas es sencillo: NECESITO X MILES DE EUROS. Y él como mucho nos preguntará, además de para qué, para cuándo. Es cierto que necesitará más información con el fin de acudir a formas de financiación, subvenciones, desgravaciones, etcétera, pero la petición no encierra dudas y la tenemos clara: DINERO.

Visualicemos ahora que para el mismo proyecto de antes necesitamos contratar a alguien, seguramente hablaremos con nuestro responsable de personal y le describiremos de manera sencilla las funciones que creemos que esa persona deberá desarrollar y como estamos dispuestos a retribuirle. De nuevo se nos solicitarán detalles de duración del proyecto, perspectivas de carrera, etcétera, pero de nuevo la petición está clara en nuestra cabeza: PERSONA.

Visualicemos ahora que nuestro proyecto es innovador y que requiere apoyo tecnológico, puede que incluso hayamos visto algo parecido a nuestra idea en otro sitio pero no queremos lo mismo. Hablaremos con nuestro responsable de tecnología y le pediremos… ¿QUÉ? ¿ORDENADORES? ¿PROGRAMAS?

Aquí habría que hacer una reflexión y preguntarse ¿Sabemos pedir los recursos tecnológicos?

…. Continuará